Webmeeting , webinaire,
streaming live

Forces et limites

 WebConf/Webmeeting,  Webinaire, Streaming, Live, voilà une jolie brochette d’appellations qui peuvent ne pas être très claires.

Petit tour des forces et limites des 3 principales formes de réunions dématérialisées.

Principe et vocabulaire

Avant de mettre en avant les particularités des principaux systèmes de réunions dématérialisées, entendons nous sur le principe qu’ils partagent et de quelques points de vocabulaire de cet article.

Principe commun

Système permettant à une personne (ou une organisation) de diffuser de l’information voix et/ou image et/ou documents via internet, en direct, à un public qui pourra réagir.

Vocabulaire

Organisateur / animateur: La personne à l’origine de la rencontre. Souvent mais pas toujours l’orateur principal.

Régisseur :  Intégré à l’équipe de l’organisateur ou prestataire externe, il pilote l’ensemble des contraintes techniques de la session pour que l’animateur et les intervenants puissent se concentrer sur leurs interventions

Intervenant: Rôle attribué par l’organisateur à une ou plusieurs personnes qui prendront la parole au cours de la session.

Participant : Public “consommant” l’information diffusé

Streaming: A l’origine, il s’agit du principe même de diffuser en ligne et en continu de l’information qui évite le téléchargement et permet la diffusion en direct.
Toutes les configurations parcourues dans cet article sont donc du streaming.

Webmeeting

Chaque participant est invité et identifié (Pas d’invité surprise !) et vous gérez l’activation ou pas de leur caméra ou micros.
Ce format permettra, à chacun de se voir, de s’entendre et d’interagir les uns avec les autres.
C’est le format idéal pour des réunions collaboratives finalement très proche d’une réunion de travail en présentiel.

Selon les outils retenus vous pourrez partager des affichages d’écran, de médias mais parfois aussi interagir à plusieurs sur un même document.
Attention toutefois, aux contraintes de l’exercice qui impose une certaine discipline. Le principe de fonctionnement des différents outils ou plateformes disponibles est de n’entendre qu’un seul interlocuteur à la fois. Au-delà d’une vingtaine de personnes il devient difficile d’entretenir un vrai débat.
Il vous faudra donc veiller à ce que les plus volubiles laissent un peu de place aux autres.

Le nombre de participants peut atteindre 150 personnes sur certaine plateforme. Chiffre impressionnant mais je me demande combien de fois ce chiffre est approché tant la collaboration sera difficile à partir d’une 40 personnes. Mais peut-être que cela répondra à votre besoin ?

En résumé

La proximité et l’interactivité sont vos priorités pour un nombre limité de participants (20/30 personnes environ) : le Webmeeting est fait pour vous.

Principales plateformes pour vos prochains webmeeting

Webinaire
Webinar

Très facilement transposable dans la vraie vie à une conférence ou un cours magistral, le webinaire est un fabuleux outil qui vous permettra de communiquer auprès d’un public beaucoup plus large.

Le principe est que seuls l’animateur et les intervenants soient filmés et se voient entre eux.
Chaque participant inscrit aura accès à la présentation et verra le ou les intervenants actifs avec éventuellement les médias ou supports qu’ils partageront.
Vous avez une bonne connaissance de votre public qui aura dû s’enregistrer avec son email pour participer. Cet aspect est indispensable à la mise en place de votre suivi de réunion.

Les deux grandes différences avec le webmeeting :

1 – L’intervenant est privé de tout contact visuel avec son public.

La seule information dont il disposera sera le nombre et éventuellement la liste des personnes connectées à la session. Les premières expériences peuvent être déroutantes quand on a l’habitude de « sentir » les réactions de son auditoire et que l’on se retrouve bien seul devant l’objectif de sa caméra.
Mais pas d’inquiétude : de nouveaux réflexes viennent très vite.

2 – L’interaction avec les participants est limitée (mais pourtant très recommandée)

Les échanges se feront sous la forme de Chat ou de questions/réponses qui permettra à tous de réagir sur un propos tenu ou pour poser une question. Il est important de traiter ces questions, pas forcément en temps réel mais au moins en fin d’intervention.
Un autre outil existe pour faire réagir votre public en complément de votre intervention : les sondages. Il s’agit de questions que vous aurez préparées et qui seront posées en direct et qui s’afficheront simultanément sur les écrans de tous les participants avec une invitation à répondre immédiatement. Quand vous aurez recueillis vos réponses vous pourrez en partager le résultat immédiatement.
Excellent outil pour vérifier si une idée est bien passée et pour donner du relief à votre intervention sous une forme ludique.

Toutes les plateformes proposent l’enregistrement du webinaire qui vous permettra de proposer votre session en replay ou d’alimenter votre site de contenu pertinent.

S’il existe des limites de participants chez les plateformes de webinaire (Zoom : 500 – GotoWebinar : 1000 – Livestorm : 1000) vous constatez qu’elles sont suffisamment élevées pour la plupart des usages de réunions clients.

En résumé

Au-delà de 50 participants et jusqu’à 1000, sans interactions fortes mais tout en disposant d’une bonne connaissance de la composition de votre audience : Les plateformes de webinaire sont votre solution.

Principales plateformes pour vos prochains webinaires

Streaming sur plateforme dédiée

Webmeeting et webinaire couvrent la plupart des besoins. Ils sont rendus accessibles par des plateformes qui rivalisent d’ingéniosité pour nous en faciliter la mise en œuvre.

Le pendant est que pour ce faire, les fonctionnalités proposées sont standardisées même si parfois paramétrables. En tous cas elles ne peuvent être pleinement personnalisées.

Par ailleurs, il est fréquent qu’il soit nécessaire d’installer une application sur son ordinateur pour participer à un webinaire avec une bonne qualité audio et vidéo. Certains d’entre nous ne sont pas favorable à accumuler les programmes externes pour des raisons de sécurité et cela peut être même impossible dans des organisations très précautionneuses.

Enfin vous avez peut-être un public qui a déjà ses habitudes pour consommer du live sur d’autres plateformes connues (ex.: YouTube). Dans ce cas, il vous sera peut-être plus facile de les y rejoindre que de les faire changer d’environnement.

Une précision : Toutes les plateformes de webinaires vous permettent de diffuser en direct sur Youtube. Mais vous ne diffuserez que dans les limites de forme imposées par ladite plateforme et ce n’est pas du tout le sujet ici.

Car maintenant on parle de sur mesure

Personnalisation à l’infini (enfin presque), public illimité, pas de téléchargement d’application tiers pour vos participants tout en disposant d’une qualité audio / vidéo professionnelle : nous parlons de streaming sur plateforme (YouTube, Twitch,…)

La conception

L’idée est que vous allez pouvoir composer chaque aspect de votre présentation : 1,2,3,4,…intervenants, choisir le fond de vos écrans plutôt que le noir habituel des plateformes de webinaire, mélanger autant d’éléments que vous le souhaitez à l’écran, personnaliser chaque scène…. Bref, une session à votre image.
Pour cela vous utiliserez un encodeur. Mot peu engageant pour décrire un outil informatique qui vous permettra de paramétrer votre affichage, compiler les données et les encoder pour les diffuser en streaming vers la plateforme de votre choix.

La diffusion

Vous diffusez votre contenu en live ou en replay, sur la plateforme de votre choix (ex : YouTube) .
Votre contenu devient accessible gratuitement à votre public, avec une excellente qualité audio et vidéo. Cette dernière n’étant impactée que par la qualité de la connexion de votre participant. Et même dans ce cas en cas de problème, la plateforme lui proposera une qualité adaptée à son réseau.
L’interaction avec votre audience se fera par l’intermédiaire d’un Chat qui vous permettra de répondre aux questions et commentaires posés.

Les contraintes sont principalement l’absence d’information concernant son public. Bien sûr vous connaîtrez le nombre de personnes connectées mais aucun élément identifiant pour mettre en place un suivi marketing personnalisé.
Ensuite plus de paramétrages possibles implique plus de technicité pour leur mise en place ce qui demandera un peu de temps pour se familiariser avec les différents outils de conception.

En résumé

Envie de personnalisation, sans besoin de forte interaction ni d’identifier vos participants : Pensez streaming !

Principales plateformes de diffusion de streaming

En conclusion

Chacune de ces configurations ne sont que des outils qui doivent servir votre projet.
Leurs technologies sont assurément performantes mais ne seront pertinentes que s’ils vous permettent de satisfaire vos besoins que vous aurez clairement définis.

Webmeeting : La proximité et l’interactivité à l’honneur en comité restreint de 20/30 participants.

Webinaire : Nombre de participants plus important avec un niveau d’interactivité réduit et une traçabilité possible de son public indispensable à un suivi marketing personnalisé.

Streaming : Personnalisation, interactivité minimum avec un public illimité mais inconnu.

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